工作不是變魔術:掌握關鍵規劃的7 步驟


  每天疲於奔命,卻績效甚微?
  這是一個工作只會變多、不會變少的時代,
  要有效率完成工作,必須打破迷思,
  改變超浪費的工作習慣!

  一接到指令就立刻行動,經常效果不彰,
  超時加班,是最浪費組織資源的工作方式。
  工作不是在變魔術!高效率的核心,不是速度,而是明確清楚的規劃!
  這幾句話,你是否也耳熟能詳?
  我們的工作,本來就時常需要扮演「救火隊」。
  你彈性不夠!我們不欣賞不願意臨時調整的態度!
  我們沒有時間規劃了!先做再說。
  做就對了。我不喜歡聽到任何人說「不」這個字!
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  如果你常常聽到這樣的話,小心,你可能在用最沒有效率的方式工作,你的組織可能是個超浪費組織!
  長期超時加班、多工並進,這些揮汗吃土型的工作法,既無法加速完成工作,更是折損精兵的根源!
  三十年打造高效率團隊經驗的超效率歐康納,教你用簡單的7個問題,在展開工作前先釐清目標、做好規劃。
  只要多做10%的規劃,不論你是帶團隊、在大企業或政府部門工作,都能更有效率、更敏捷地完成工作、達到目標!
  拼命超時加班,想讓工作更快完成?
  讓員工同時負責多項專案,真的可以節省成本嗎?
  在不同的專案中調動人力,或不斷地換人處理專案想提升效率?
  超強救火隊的存在,每回都能達成不可能的任務?
  很多緊急的事情,常臨時取消或變調,以因應變動的環境?
  當你的組織有以上的現象,其實就是浪費的開始!這一切都是因為觀念上的錯誤--不了解工作內容、不做妥善規劃及適當調度,硬著頭皮接下不可能的任務……這些只會造成組織的「超浪費」現象。
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  造成組織發生超浪費現象的五大原因:
  1.漠視供需本質:就像減肥一樣,有多少工作量就需要多人力來完成,但一般公司只會要求員工多做事,鮮少分析供需是否平衡。
  2.多工並進:老闆最喜歡這件事──我們花錢請人來做事,最好別讓他們閒著!
  3.不了解工作量與工時差別:簡單來講,一場足球賽的工時是 90 分鐘,但工作量可不是 90 分鐘而已。兩支球隊各 11人(共 22 人),加上一位主審、兩位在邊線來回跑的邊審、一位第四裁判員,共是 26 人。再乘以 90 分鐘的時數,便得出 2,340 分鐘的總工時,換算成工作時數,則是 39 人時。
  4.我們不再打仗:世界和平,所以我們不再有親上火線做敢死隊的機會。但職場中「敢死隊」的機會到處都有,只要你勇於表現,打出一場艱難但漂亮的勝仗,可確保為往後的工作履歷大加分。這種心態導致我們時常不自覺接下不可能的任務,導致超浪費的現象發生。
  5.找不到更好的方法做事:想必此刻你心有戚戚焉──是呀!都已經用這些方法做了這麼多年了,你告訴我有什麼更好的方法?其實做事方法有千百種,只是我們都不敢勇於突破。若是有人提出創見,組織內也總有人會墨守成規,扼殺新創意。不求新的思維,導致超浪費現象。
  只要跟著全書的七個零浪費步驟做規劃,就能讓避免無謂的浪費。
  1.了解組織現況:清楚手邊所有的工作計劃,包含已執行但未完成的、即將進行的,以及未來將執行的,了解各項工作內容及相關進度。
  2.評估需求:計算各項工作需要的人力。
  3.評估供給:計算組織可以供應的人力。
  4.排定優先順序:根據事情的輕重緩急、利益大小與內部決策,來決定先後順序。
  5.忍痛下手:若供不應求(人力需求多過工作),你得決定割捨一些工作,或是增加更多人力與資源。
  6.重新進行專案規劃:書中訣竅讓你重新評估專案可行度,並做適當修正。
  7.追蹤專案並做相關報告:掌握工作進度,定期向工作的各利害關係人報告狀況,適當調整並滿足他們對工作的期待值。
  掌握這七種工作能力:評估、計算、規劃、調度、決策、割捨、溝通,讓你準時完成所有工作,搞定大頭症老闆、應付難搞同事與客戶,快樂下班過生活!
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作者簡介
佛格斯.歐康納(Fergus O’Connell)
  專案管理及超效工作專家,擁有數學物理、資訊科技、軟體研發與一般管理的多元化工作資歷,過去三十年來主要從事專案管理的教學與寫作。1992 年創建 ETP([url=]www.etpint.com[/url]),這是家世界一流的編程和專案管理公司,其專案管理方法「結構式專案管理∕十步驟 (Structured Project Management / The Ten Steps)」影響了當代許多專案管理人,更榮獲為 2003 年特殊奧林匹克運動會的專案管理指導方法。目前在歐美亞各地傳授專案管理方法,手中握有兩項專利權。
  歐康納是個多產的作者,十二部作品包含小說與非小說的領域,出道作《如何執行成功的專案:銀彈》(How to Run Successful Projects─The Silver Bullet)即為暢銷作品,歷經數度改版。《絕對精彩:常識的比較優勢》(Simply Brilliant ─The Competitive Advantage of Common Sense)獲得英國史密斯書店(WHsmith) 2002 年度排行第二名。其餘著作包含《其實你做太多了!》(臉譜出版),歷年作品被翻成二十種語言在各國出版。
  歐康納專案管理的文章散見於《週日商業郵報》(The Sunday Business Post)、《電腦週報》(Computer Weekly)和《華爾街日報》等處。他曾在愛爾蘭科克大學學院(University College Cork)、都柏林聖三一學院(Trinity College Dublin)和波士頓大學(Boston University)等名校授課。目前和兩名子女住在法國南部,想聯絡他的讀者,歡迎來信: [url=]fergus.oconnell@wanadoo.fr[/url]。
譯者簡介
顏和正
  台灣大學政治學系學士,比利時魯汶大學歐洲研究碩士。曾在媒體界擔任記者工作多年,包括天下雜誌與國外通訊社等。現任職於科技公司,專職行銷工作。

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